智能访客管理系统

智能访客管理系统

一、背景

政府机关、企事业单位、园区、写字楼等一贯重视办公场所的安全、有序运行，对在 大厦办公的内部人员实行严格的刷卡授权出入、对来访客人实行登记放行制度。 我们以人流量较大，比较典型的写字楼为例介绍下本访客系统，写字楼随着业主单位 的大量入住，每日到访的访客人数逐步攀升，加上目前采用纯手工的登记方式，导致在接 待处的访客登记效率下降，排队等候时间过长等问题，影响物业业务的开展与物业形象， 急需对现有的访客管理模式进行升级改造。现有访客管理模式有以下几个问题：

1) 采用的是访客实时到前台排队进行访问登记，排队耗时较长。

2) 前台接待员进行访问登记时，需先电话同被访人进行确认，手续繁琐。

3) 前台接待员查证访客身份证信息，进行访客系统录入，操作不便捷。

4) 访客拿到打印的纸质访客凭证，领取访客临时证，到达入闸处，大厅接待员负责刷卡让访客通过，增加了接待员的工作量。

5) 当前访客系统，对于访客而言，耗时较长，手续繁琐，易耽误访客邀约时间，同时给访客留下不良的印象。

6) 当前访客系统，对于企业管理者而言，降低了企业形象，导致服务水平低下。

二、系统概述

智能访客管理系统是一个集智能卡、信息安全、软件、网络及机械为一体的智能化 管理系统。通过在大楼内部设置通道闸机，配合出入口控制系统，对进入大楼的外部来访人员进行出入管理的自动化系统。 智能访客管理系统主要由数据库系统、访客微信端、员工端、PC 端、通道闸机设备等组成。建设一套基于内部人员使用原有刷卡进出，增加来访人员预约模式使用二维码、人脸及身份证进出的访客管理系统，实现对访客的高效管理。同时系统将采用部署在我方云服务器或物业方租用服务器的方式，与物业的公众号实现对接。智能访客管理系统可对进出访客人员进行全面数字化管理，替代管理者完成传通手工登记工作，并能高效准确的对外来访客人员登记、信息录入、确认及授权等，便于异常情 况发生后查询，提高大楼的安全防范等级，提高了安保工作效率、安全性和物业管理形象。

• 设计说明

智能访客管理系统主要为了更好地对办公大楼的访客记录进行管理，给企业提供一个井然有序的管理平台，防止手工管理混乱，容易由于疏忽让一些外来闲杂人员混入导致的一些不必要的麻烦。从访客预约登记 -> 被访人审核 -> 发放访问二维码 -> 进行入闸->开始访问 -> 出闸结束访问整个流程全程监控，还有数据统计分析，使管理员对来访者的数据一目了然。系统可防止未授权人员随意进出内部区域，以确保内部安全及工作不被打扰；系统可 有效控制人员通行秩序，使得出入口通行井然有序，提高出入口管理效率。人员均从人行专用快速通道顺序进入，可降低对管理人员的人为管控依赖程度，进而减轻管理人员的工作压力。在大厅服务前台，设立 PC 端访客点，针对外部临时访客和其他特殊来访人员进行身份 识别登记及出入管制管理，通过通道闸机管理系统实现对其到访及出入进行管制。对于来访人员，系统通过对访客相关信息进行登记，核发访问二维码。

• 功能特点

1.全方位一体化管理 。涵盖从前端到后端，从 PC 到移动端，统一化管理提高效率。

2.方便快捷的访客信息登记，访客无需等待，也减轻了工作人员的工作量。

3.系统支持微信预约拜访，访客可自行关注公众号，填写个人信息及访问时间、事由即可。

4.系统支持临时登记拜访。访客可提供身份证等有效证件到前台通过PC端登记来访。

5.内部人员可使用卡片、微信二维码、人脸进出

6.访客在公众号预约登记可上传人脸头像图片，支持二维码、身份证或人脸入场访问，提升友好体验。

7.系统使用灵活，界面设计简洁，易于操作 。

8.系统对访客流量实时监控，可生成统计报表 。

9.访客记录查询便捷，查询结果可保存文档 。

10. PC管理端支持多点登入，管理人员在自己电脑上就可以查看所有数据。

11.支持员工账户权限管理，给不同员工不同权限。

• 来访登记模式

5.1 微信公众号预约访问模式流程

1) 访客通过关注客户微信公众号，或通过扫描二维码进入访客预约网页；

2) 在访客预约访问界面下，填写访问相关信息，然后提交；

3) 提交预约申请后，系统推送访问请求到被访人微信上，提醒审核；

4) 被访人在微信端进行审核确认，同时可设置入场次数；

5) 确认无误，系统发送二维码信息到访客微信上；

6) 访客持手机刷二维码、身份证或者人脸通过闸机进入访问区域；

7) 被访人到所在办公楼层进行接待；

8) 访问结束，按原路返回；

9) 访客持手机刷二维码、身份证或人脸通过闸机离开访问区域；

5.2现场登记访问模式流程

访客在访问活动前，由于某些原因未能提前预约，此时可通过大厅接待员进行现场登记访问，具体操作流程如下：

1) 访客到达现场，同大厅接待员沟通访问情况；

2) 大厅接待员同被访人进行对话沟通确认是否允许访问；

3) 确认后，来访人员提供身份证等有效证件在访客系统 PC 端登记，填写访客相关信息；

4) 工作人员提供纸质二维码或者配发IC卡制作的访客证，也可以直接授权身份证；

5) 访客持二维码、身份证或访客证通过闸机进入来访区域；

6) 访问结束，访客持二维码、身份证或访客证通过闸机离开来访区域；

7) 访客将访客证归还给大厅工作人员；二维码失效，身份证无效；